根據(jù)《xx市水務(wù)局關(guān)于開(kāi)展水利檔案工作檢查的通知》(x市水務(wù)〔20xx〕86號(hào))文件要求,我局對(duì)本單位的檔案管理進(jìn)行了逐一自查,現(xiàn)將自查結(jié)果報(bào)告于后。
一、機(jī)構(gòu)與組織管理情況
我局高度重視機(jī)關(guān)檔案管理工作,將機(jī)關(guān)檔案管理工作納入了工作議事日程,真正做到了認(rèn)識(shí)到位,組織到位,措施到位。年初,就成立了以局長(zhǎng)為組長(zhǎng)的水利檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,并把檔案工作列入全局的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及相關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中。同時(shí),把檔案工作作為機(jī)關(guān)管理的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入了年度目標(biāo),與機(jī)關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核。配備了具有較高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員,建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò),形成了以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助抓的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
二、基礎(chǔ)設(shè)施配備情況
基礎(chǔ)扎實(shí)是工作取得成績(jī)的根本保證,檔案管理工作也不例外。近年來(lái),我局堅(jiān)持高點(diǎn)投入,一步到位的要求,在檔案硬件設(shè)施上相繼投入資金10萬(wàn)余元,本著“缺什么,補(bǔ)什么”的原則,優(yōu)先安排使用資金,使有限的經(jīng)費(fèi)用在刀刃上,著力加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)。一是及時(shí)開(kāi)展檔案整理歸檔工作。我局按照省一級(jí)檔案管理要求,對(duì)局機(jī)關(guān)上年的各門(mén)檔案進(jìn)行全面的整理、分類(lèi)、編碼、錄入、歸檔,做到了記錄清楚,擺放整齊、管理有序。二是大力改善檔案工作硬件設(shè)施,確保檔案的安全完整。在局機(jī)關(guān)辦公用房十分緊張的情況下,仍專(zhuān)門(mén)安排了2間約90平方米的綜合檔案室和檔案查閱室,做到了檔案室、查閱室、管理檔案人員辦公室三分開(kāi),并更新了檔案室部分設(shè)備,配置了空調(diào),除濕機(jī),干粉滅火器,干濕溫度計(jì)、防盜窗、遮光窗簾等設(shè)施設(shè)備,使檔案室達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠“八防”要求,優(yōu)化了綜合檔案室的環(huán)境,使我局綜合檔案室硬件設(shè)施邁上了新臺(tái)階。三是加快檔案工作現(xiàn)代化步伐。我局配置了計(jì)算機(jī)、激光掃描打印復(fù)印一體機(jī)等現(xiàn)代化工作設(shè)備,配套了檔案管理專(zhuān)用軟件,使科技、文書(shū)檔案基礎(chǔ)信息實(shí)行了計(jì)算機(jī)存貯,方便查閱、高效利用。
三、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)情況
為使檔案工作更加規(guī)范化,我局嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《xx省檔案工作規(guī)范化管理辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等要求,實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理檔案,并全部進(jìn)行了著錄。同時(shí),根據(jù)本單位檔案工作實(shí)際情況,進(jìn)一步完善了各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)章制度,如《xx區(qū)水務(wù)局檔案安全、保密工作制度》、《xx區(qū)水務(wù)局歸檔文件整理制度》、《xx區(qū)水務(wù)局電子文件歸檔制度》、《xx區(qū)水務(wù)局檔案管理制度》、《xx區(qū)水務(wù)局檔案人員崗位責(zé)任制度》、《xx區(qū)水務(wù)局檔案資料借閱制度》、《xx區(qū)水務(wù)局檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》、《重大活動(dòng)檔案收集制度》、《航測(cè)圖保密管理使用制度》等,使我局檔案工作步入正規(guī)化、制度化。檔案按全宗進(jìn)行分類(lèi)、排列,符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《歸檔文件整理規(guī)則》的要求,歸檔文件的質(zhì)量符合有關(guān)規(guī)定要求、檔案門(mén)類(lèi)齊全,結(jié)構(gòu)合理,建立了各類(lèi)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,帳實(shí)相符,定期對(duì)檔案進(jìn)行了檢查,室存檔案無(wú)霉變、褪色、塵污、破損、蟲(chóng)蛀及鼠咬現(xiàn)象。
四、檔案資源開(kāi)發(fā)利用情況
為了安全充分發(fā)揮檔案的潛在作用,方便利用,更好地為水務(wù)工作服務(wù),一是嚴(yán)格查閱程序。查閱檔案資料,必須(外單位持單位介紹信),填寫(xiě)審批表,經(jīng)檔案負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)簽字同意后方可查閱。確保檔案資料安全,保密。二是利用電腦專(zhuān)用軟件編制了案卷目錄、全引目錄、專(zhuān)題目錄、文號(hào)目錄等檔案檢索工具索引,檔案查找效率得到極大提高;三是將收集到的檔案信息重新組合,進(jìn)行深加工,編制成全宗指南、歷年文件匯編、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記等匯編資料,以確保利用檔案的各種需要,使檔案的潛在作用得到升華;四是建立各類(lèi)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,如檔案借閱登記薄、文書(shū)檔案移交登記薄、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、檔案收進(jìn)、移出登記表等,做到臺(tái)帳清晰規(guī)范。五是在認(rèn)真編制檔案檢索體系的同時(shí),我們充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能,為編寫(xiě)《水利志》、《水務(wù)系統(tǒng)大事記》等提供了大量翔實(shí)的材料。
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